Privacyverklaring voor klanten en zakelijke relaties

Voor het vervullen van onze taken als interim – en adviesbureau voor het functiegebied finance & control kunnen we niet om het gebruik van persoonsgegevens heen. Tegelijkertijd vinden we dat iedereen recht heeft op privacy. Daarom gaan we zorgvuldig en integer met persoonsgegevens om en zijn we open en eerlijk over wat we met uw gegevens doen. In deze privacyverklaring leest u precies welke persoonsgegevens we van onze klanten en zakelijke relaties verzamelen en waarvoor we ze gebruiken.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 23 mei 2018

Wettelijke plicht
We vinden het vertrouwelijk behandelen van uw gegevens niet alleen belangrijk vanuit morele overwegingen, we zijn er ook wettelijk toe verplicht. Als ontvanger van persoonsgegevens van klanten en zakelijke relaties dienen we voor de omgang met deze gegevens te voldoen aan alle regels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verordening is de Nederlandse variant van de Europese verordening ‘General Data Protection Regulation’ (GDPR). De GDPR geldt sinds 25 mei 2018 voor de hele Europese Unie (EU). De Autoriteit Persoonsgegevens ziet in ons land toe op de naleving van deze verordening.

Persoonsgegevens
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn persoonsgegevens alle gegevens die betrekking hebben op een ‘geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon’. U als onze klant en zakelijke relatie in dit geval. De combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto, e-mailadres, telefoonnummer, opleiding en kenteken zijn voorbeelden van persoonsgegevens. Daarnaast kent de wet gevoelige persoonsgegevens. Dit is extra gevoelige informatie die extra beschermd moet worden. Bijvoorbeeld: uw Burgerservicenummer, betaalgegevens en gezondheids- of medische gegevens.

Waarom kunnen we niet zonder?
Voor het vervullen van onze taken als  interim – adviesbureau voor het functiegebied finance & control kunnen we niet zonder de persoonsgegevens van klanten en zakelijke relaties. Zo hebben we uw persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig voor:

• het onderhouden van contact met u;
• het factureren en incasseren van rekeningen;
• het afhandelen van klachten;
• het beantwoorden van vragen;
• klanttevredenheidsonderzoek;
• het verbeteren van onze dienstverlening.

Maar ook om:

• onze online dienstverlening (bijvoorbeeld via onze websites en sociale media) te verbeteren;
• de verplichte ondersteuning te kunnen bieden bij fraude- en strafrechtelijk onderzoek;
• et cetera.

In bijlage 1 ziet u een volledig overzicht van onze processen voor het vastleggen van persoonsgegevens van klanten en zakelijke relaties met de bijbehorende doeleinden.

Optimale bescherming
In lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming beschermen we uw persoonsgegevens door middel van de volgende aanpak:

1. Doelmatig gebruik

Alleen als het nodig is
We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor het uitvoeren van onze werkzaamheden. In ons register gegevensverwerking staat welk soort persoonsgegevens in onze systemen worden geregistreerd. Met behulp van dit register beoordelen we periodiek of voor het verwerken van persoonsgegevens nog een geldige grondslag bestaat. Daarnaast beoordelen we op basis van dit register of de gegevens echt noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking. Zijn ze dit niet, dan stoppen we de verwerking ervan.

Nooit langer bewaren dan noodzakelijk
Persoonsgegevens bewaren we niet langer dan noodzakelijk voor het bereiken van onze doelstellingen als interim- en adviesbureau. Daarnaast respecteren we de wettelijke bewaartermijnen. Na afloop hiervan vernietigen we de persoonsgegevens of bewaren we ze geanonimiseerd, zodat ze niet meer te herleiden zijn naar een persoon.

2. Veilige bewaarplaats

Persoonsgegevens bewaren we op een veilige plek en we nemen alle noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Digitaal
Per applicatie richten we een passend niveau van beveiliging in dat in lijn is met het Informatiebeveiligingsbeleid.

Fysiek
Om ongeoorloofde toegang tot onze interne systemen te voorkomen beveiligen we de toegang tot onze kantoren. Daarnaast zijn papieren archieven in onze kantoren beveiligd en bergen onze medewerkers dossiers op in afgesloten kasten.

3. Alleen geautoriseerde toegang

Alleen geautoriseerde personen en toegelaten partijen hebben bij ons toegang tot plekken waar persoonsgegevens van klanten worden bewaard.

Toegangsbeheer eigen medewerkers
Alleen medewerkers die persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren hebben toegang hiertoe. Ze mogen deze bovendien alleen verwerken als dit noodzakelijk is. Wie toegang kan krijgen tot welke gegevens en voor welk doel is door autorisaties en gebruikersprofielen exact gedefinieerd. We beoordelen periodiek of deze autorisaties nog up-to-date zijn.

Gegevens delen met externe partijen
Bij Pragmatics delen we alleen gegevens met derden als dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering, als we hiertoe wettelijk verplicht zijn of als dit volgt uit een andere verplichting. We zullen nooit persoonsgegevens verkopen aan derden ten behoeve van eigen commerciële doeleinden. Als we persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken doen we dit, waar mogelijk, geanonimiseerd of geaggregeerd, zodat ze niet meer te herleiden zijn naar specifieke personen.

Noodzakelijk voor bedrijfsvoering
Om op efficiënte en effectieve wijze onze doelstellingen te realiseren delen we persoonsgegevens met externe partijen, zoals: leveranciers van kantoorautomatiserings- en ERP-software en aanbieders van cloud- en netwerkdiensten. Als een andere partij of instantie persoonsgegevens voor ons verwerkt of ontvangt, moet deze partij een verwerkersovereenkomst of onderlinge regeling getekend hebben waarin staat waarvoor ze de gegevens ontvangen en mogen verwerken en hoe ze de gegevens beveiligen. Zo zorgen we ervoor dat externen net zo zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan als wijzelf.

Overige verplichtingen
Naast de verplichtingen uit wet- en regelgeving kunnen ook bepaalde instanties ons verplichten persoonsgegevens te verstrekken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Belastingdienst of aan de politie in het kader van fraude of strafrechtelijk onderzoek.

Geografische bescherming
Pragmatics verwerkt in principe alleen persoonsgegevens binnen de EU. Omdat de Algemene Verordening Gegevensbescherming gebaseerd is op de Europese Privacy verordening, is geborgd dat in alle landen van de EU de wet- en regelgeving met betrekking tot privacy gelijk is. Als bepaalde dienstverlening niet te regelen is binnen de EU, maken wij contractuele afspraken met een dienstverlener van buiten de EU. Het niveau van privacybescherming is dan te vergelijken met de situatie bij gegevensverwerking binnen de EU. Hiervoor gebruiken we bijvoorbeeld afspraken uit het EU-US Privacy Shield. Dit is een overeenkomst tussen Amerika en de Europese Unie over de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt en beveiligd.

4. Geheimhoudingsplicht

Iedereen die bij Pragmatics toegang heeft tot de persoonsgegevens van klanten dient hier zorgvuldig mee om te gaan en is gebonden aan de geheimhoudingsverklaring van Pragmatics. De geheimhoudingsverklaring bevat afspraken die we maakten met onze medewerkers over de omgang met vertrouwelijke gegevens. Zowel in de arbeidsovereenkomsten als in het Regelingenboek Medewerkers staan gedragsregels vermeld op het gebied van vertrouwelijkheid van gegevens, privacy en compliance. Tot slot maken we met externe partijen altijd schriftelijke afspraken over de omgang met persoonsgegevens.

5. Uw rechten

Als klant of zakelijke relatie van Pragmatics heeft u het recht op inzage, verbetering, aanvulling en verwijdering van uw persoonsgegevens die door ons zijn verwerkt. U kunt hiervoor een verzoek indienen bij persoonsgegevens@pragmatics.nl . We beantwoorden uw verzoek altijd binnen vier weken.

Recht op inzage
Als u een verzoek tot inzage indient, laten we u zien welke gegevens we van u vastleggen, hoe we eraan komen, wie ze ontvangen en waarvoor we ze gebruiken.

Recht op verbetering en aanvulling
Als persoonsgegevens niet juist of volledig zijn, heeft u het recht deze aan te laten passen.

Recht van verwijdering
Als uw persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze werden verzameld, kunt u ons vragen ze te verwijderen. Alleen als we wettelijk verplicht zijn uw gegevens te bewaren (bijvoorbeeld voor de belastingdienst), is dit niet mogelijk.

Recht van dataportabiliteit
Op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen aan u of een organisatie van uw keuze. In de wetgeving zijn hiervoor wel een aantal beperkingen opgenomen. We zullen meewerken aan deze overdracht voor zover dit mogelijk is.

6. Aansprakelijkheid

E-mailbericht is vertrouwelijk
De informatie in een e-mailbericht is vertrouwelijk en uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Ontvang je per abuis een e-mailbericht dat niet voor jou bestemd is, neem dan per kerende e-mail contact op met de afzender. Ook vragen wij je in dat geval het ontvangen e-mailbericht te vernietigen en de inhoud ervan niet openbaar te maken. Pragmatics aanvaardt geen aansprakelijkheid voor onjuiste, onvolledige of ontijdige overbrenging van de inhoud van een verzonden e-mailbericht, noch voor daarbij overgebrachte virussen.

Afwijzing aansprakelijkheid
Hoewel Pragmatics haar websites met de grootst mogelijke zorg heeft samengesteld om de juistheid van de op de sites beschikbare informatie te kunnen verzekeren, aanvaardt Pragmatics geen aansprakelijkheid voor onjuistheid en/of onvolledigheid van de inhoud van de websites en het gebruik en de interpretatie daarvan. Pragmatics biedt geen garantie voor het foutloos en onderbroken functioneren van de sites. Pragmatics is niet aansprakelijk voor het tijdelijk permanent, geheel of gedeeltelijk niet beschikbaar zijn van de websites. Pragmatics is niet verantwoordelijk voor de informatie in de banners en buttons of voor de inhoud van enige website van derden.

Toepasselijk recht
Op het gebruik van de websites en deze privacy verklaring is Nederlands recht van toepassing.

Vragen?
Via het e-mailadres persoonsgegevens@pragmatics.nl kunt u terecht met al uw vragen over onze omgang met uw persoonsgegevens.

Privacy Functionaris
Wordt uw vraag niet voldoende beantwoord of zoekt u een deskundige die kan bemiddelen tussen u en Pragmatics, bijvoorbeeld omdat u vindt dat we onzorgvuldig met uw persoonsgegevens zijn omgegaan of omdat u inzage in of correctie van uw persoonsgegevens heeft aangevraagd maar niet tevreden bent met onze reactie, dan kunt u contact opnemen met de Privacy Functionaris. Hij houdt toezicht op de toepassing en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming door Pragmatics en is te bereiken via e-mailadres persoonsgegevens@pragmatics.nl .

Autoriteit Persoonsgegevens
Komt u er ook met de Privacy Functionaris niet uit, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor bescherming van persoonsgegevens. Pragmatics valt – zoals alle organisaties die persoonsgegevens verwerken – onder het toezicht van de AP. Op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl leest u hoe u contact op kunt nemen met de AP. Gelukkig is dit zelden nodig. We zullen namelijk altijd proberen samen met u tot een goede oplossing te komen.

Voor wie?
Deze privacyverklaring geldt voor alle klanten en zakelijke relaties van Pragmatics B.V.

Gebruik van cookies
Bij het aanbieden van onze diensten maken we gebruik van tijdelijke cookies. Dit zijn eenvoudige, kleine bestandjes die op de harde schijf van uw computer worden opgeslagen. Met deze cookies verzamelen we geen persoonlijke gegevens. We gebruiken ze alleen om het gebruik van onze website voor u gemakkelijker te maken. Ook gebruiken we een cookie die ervoor zorgt dat onze website u kan herkennen. Dankzij deze cookie kunnen we onze site speciaal op u instellen.

Liever geen cookies?
Geen probleem. Het gebruik van cookies kunt u in uw browser uitschakelen. U kunt dan nog steeds onze website bezoeken.

Wijzigingen
Hoewel de hoofdlijnen onveranderd zullen blijven, kunnen we, in lijn met de privacywetgeving, wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Bekijk deze dus af en toe. Dan blijft u op de hoogte van ons privacy beleid.

Terug naar home